Mit Journalisten auf Tuchfühlung

Der Anlass für eine Pressekonferenz sollte wohl überlegt sein. In jedem Fall ist eine gute Gelegenheit einen persönlichen Kontakt zu Journalisten aufzubauen. (Bildrechte: Meike Pruhs)

Der Anlass für eine Pressekonferenz sollte wohl überlegt sein. In jedem Fall ist eine gute Gelegenheit einen persönlichen Kontakt zu Journalisten aufzubauen. (Bildrechte: Meike Pruhs)

Pressekonferenz organisieren

Haben Unternehmen Themen oder Sachverhalte, die kontrovers diskutiert werden sollten, erklärungsbedürftig oder von großer Relevanz für eine Zielgruppe sind, bietet sich die Ausrichtung einer Pressekonferenz an. Instrumente, nämlich eine Pressemitteilung und ggf. Pressefotos, die beide Platz in einer Pressemappe finden, die für eine solche Pressekonferenz wichtig sind, wurden bereits in den vergangenen Blogbeiträgen beschrieben und leisten einen guten Beitrag zu erfolgreicher Medienarbeit. Der aktuelle Blogbeitrag widmet sich nun der Pressekonferenz. Wichtig: Der Anlass einer Pressekonferenz wollte bedeutsam und gleichzeitig von großem Interesse für mehrere Mediensparten sein.

Thema einer Pressekonferenz

Themen gibt es viele, jedoch sollten sie mit Bedacht ausgewählt werden. Es eignen sich beispielsweise runde Firmenjubiläen, Grundsteinlegungen, neue Bauvorhaben, Neugründungen, Produkteinführungen, Jahresbilanzen, Einführung eines neuen Vorstandes, aber auch kritische Themen wie Arbeitsplatzabbau, Fusionen, Arbeitszeitverkürzung oder Vorstandswechsel. Vermieden werden sollte das Aufblasen von Themen oder die Durchführung einer Werbeveranstaltung. Der direkte Kontakt zum Journalisten erhöht die Glaubwürdigkeit des Unternehmens und die sollte dadurch nicht getrübt werden. Weil Pressekonferenzen für Journalisten zeit- und kostenaufwendig sind sollte die Durchführung dieses Medieninstruments wohlüberlegt sein.

Online Pressekonferenz

Während die klassische analoge Pressekonferenz an einem realen Ort stattfindet, können Pressekonferenzen aber auch bequem online durchgeführt werden. Gerade dann, wenn die Themen über  Nationengrenzen hinaus interessant sein könnten. In einem Chat können die Journalisten dann ihre Fragen zum Thema stellen.

Vorteile- und Nachteile einer Pressekonferenz

Vorteile

  • Viele Journalisten werden gleichzeitig mit derselben Botschaft erreicht
  • Die Themen können mit der Presse intensiv besprochen werden
  • Standpunkte können ausführlich dargelegt werden
  • Es wird ein persönlicher Kontakt zu den Journalisten aufgebaut (Anschlussgespräche eignen sich dazu prima)

Nachteil:

  • Zeit- und kostenintensive Planung und Durchführung
  • Themen sind nicht immer steuerbar
  • Journalisten stellen kritische Fragen, auf deren Antworten man vorbereitet sein muss

Vorbereitung

Geben Sie der Pressekonferenz ein Hauptthema. Darüber hinaus sollten Unternehmen bereit sein, Daten und Fakten zu liefern sowie Auskünfte über Umsatz, Mitarbeiter oder Produktion zu geben. Kurze Vorträge mit entsprechenden Quintessenzen sollten vorbereitet werden. Im Vorfeld sollte geklärt werden, wer was zu welchem Thema vorträgt und wer die Rolle des Moderators in der Pressekonferenz übernimmt. Mit einem Fragen- und Antwort-Katalog, der auch kritische Themen beinhaltet, bereiten sich Unternehmen auf die möglichen Nachfragen der Medien vor. Versuchen Sie einfach einmal gedanklich die Seite zu wechseln und überlegen Sie, was die Medien fragen könnten. Stellen Sie Pressemappen mit entsprechenden Informationsmaterialien und Pressemeldungen zusammen.

Bei der Auswahl des Termins sollte darauf geachtet werden, dass sich dieser möglichst in der Woche, am besten an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag in der Zeit von 11 bis 12 Uhr bewegt. Weil Journalisten Abendtermine wahrnehmen, beginnen sie ihre Arbeit erst am Vormittag. Später am Abend durchgeführt kommt das Unternehmen dem Redaktionsschluss ins Gehege. Ort und Räumlichkeit sollten attraktiv und gut zu erreichen sein. Der Ort hinterlässt einen gewissen Eindruck bei den Medien – deshalb sollte dieser gewissenhaft ausgesucht werden. Tipp: Planen Sie einen extra Fototermin ein. Ja, es gibt noch Medien, die Fotografen beschäftigen. Deren Terminkalender ist allerdings vollgepackt und sie haben in der Regel wenig Zeit, sich eine komplette Pressekonferenz anzuhören, um dann am Ende ein passendes Foto zu bekommen. Termine für die schreibende und fotografierende Zunft sollten in der Einladung vermerkt werden. Wenn Unternehmen einen festen Fototermin auswählen (am besten zu Beginn), können sich auch die Protagonisten aus dem Unternehmen besser darauf einstellen. Einladungen mit Thema, Referenten, Uhrzeit und Ort sollten bei den Lokalmedien circa acht bis 14 Tage, bei überregionalen Medien sowie den Fachmedien drei bis vier Wochen vor dem Termin eintrudeln.

Durchführung

Die Dauer einer Pressekonferenz sollte ein bis zwei Stunden nicht überschreiten. Darin sollte bereits das Frage-und-Antwortspiel eingeplant sein. Ein Moderator koordiniert den reibungslosen Ablauf, behält den Überblick über die Reihenfolge der Fragen und hat den Blick für die Uhr. Machen Sie es den Journalisten einfach und platzieren Sie vor den Referenten gut lesbare Namensschilder mit Vor- und Nachnamen sowie Position im Unternehmen. Dann kommt es nicht zu Verwechslungen der Zitate. Nach der eigentlichen Konferenz sollten sich Unternehmer gegebenenfalls für Einzelinterviews bereithalten. Gerade Radio- und TV-Journalisten brauchen O-Töne und Bewegtbilder. In den Tagen nach der Pressekonferenz sollte die Berichterstattung der eingeladenen Medien beobachtet und dokumentiert werden. Reflektieren Sie, welche Themen übernommen wurden oder wo es eventuell Missverständnisse gab. Ein gutes Controlling schafft verbesserte Voraussetzungen für die nächste Konferenz.

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