Tipps für eine Pressemappe

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Unverzichtbar für eine Pressemappe: Texte und Fotos auf digitalen Datenträgern zur Verfügung stellen. (Bildrechte: Meike Pruhs)

Alles gebündelt

Auch im Zeitalter der beinahe ausnahmslosen Mailkorrespondenz mit Redaktionen gibt es Augenblicke, in denen eine Pressemappe zusammengestellt werden kann. Gerade dann, wenn Unternehmen die Presse zu sich ins Unternehmen bitten und eine Pressekonferenz ausrichten, ist es schön „etwas“ in der Hand zu halten. In diesem Blogbeitrag habe ich ein paar Tipps zusammengetragen, wir eine solche Pressemappe aussehen kann und was es zu beachten gibt. Das rundet die Pressearbeit, zu der eben auch Pressetext und PR-Fotos gehören, ab. Hier nun ein paar hilfreiche Tipps zum Thema Pressemappe.

  1. Digital ist ein Muss

Wer die Pressemappe heute mit ausgedruckten Texten und Fotos bestückt, sollte auf jeden Fall einen digitalen Datenträger mit dem entsprechenden Material dazu legen. Denken Sie nun auch: „Das ist doch völlig normal.“? Ja, das sehe ich auch so, trotzdem habe ich schon Gegenteiliges erlebt. Niemand möchte Texte „abschreiben“. Texte im Word-Format und Fotos in einer hohen Auflösung auf einen USB-Stick oder eine CD/DVD übertragen und in die Mappe legen. Ein Downloadlink macht da noch mehr her – jedoch sollte es sich dabei nicht um eine zweizeilige kryptische Aneinanderreihung von Buchstaben und Zahlen handeln, sondern kurz und knackig händisch abtippbar sein. Modern ist auch ein QR-Code, der zu diesem Download führt. Jedoch schleicht sich dadurch ein Umweg ein, denn mit dem Redaktions-PC hat der Journalist wenige Möglichkeiten, den QR-Code einzuscannen. Er muss den Weg über Tablet-PC und Smartphone sowie Mailprogramm gehen.

  1. Hochwertigkeit beachten

Bei der Auswahl des Materials für die „Pressemappe“ bitte auch auf Hochwertigkeit achten. Schnellhefter für ein paar Cent oder Klarsichthüllen sind in meinen Augen ein No-Go. Lassen Sie die Pressemappe in Unternehmensfarben designen und versehen Sie sie mit Ihrem Unternehmenslogo. Es gibt viele Möglichkeiten und Spielereien. Beachten Sie dabei immer die Nützlichkeit. Beispielsweise sollte es einen Bereich geben, in dem sich Datenträger und ein Kugelschreiber sicher verstauen lassen sowie vor dem Herausfallen geschützt sind.

  1. Nützliche Give-aways dürfen sein

Einen Block und ein Kugelschreiber mit Unternehmenslogo als Give-away sind auch bei Medienvertretern durchaus erlaubt. Der Kugelschreiber sollte funktionieren, testen Sie ihn  vorher unbedingt. Und zum Schreibblock ein Tipp: Bitte nicht im DIN A4 Format, das ist viel zu unhandlich. Etwas teurer, dafür aber für die journalistische Arbeit super: Ein Spiralblock. Eine Leimung ist unpraktisch, denn die einzelnen Seiten lösen sich beim Umblättern. Und noch ein heißer Tipp aus der Praxis: Wenn Sie einen Außentermin organisieren und es kündigt sich Regen an, legen Sie der Pressemappe einen Bleistift bei. Mit dem lassen sich auch im Regen Notizen machen. Medienvertreter werden Ihnen dankbar sein.

  1. Ein Mehr ist mehr

Setzen Sie nicht voraus, dass jeder Ihr Unternehmen und das, was es tut, kennt. Machen Sie es den Medienvertretern leicht und liefern Sie ein Mehr an Informationen. Dazu gehört eine allgemeine Pressemitteilung über Ihr Unternehmen und über Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Stopfen Sie die „Pressemappe“ allerdings nicht voll mit all den Meldungen, die Ihnen vorliegen. Suchen Sie die zum Pressetermin thematisch passenden Meldungen heraus. Und auch hier gilt: Nicht nur in ausgedruckter, sondern auch in digitaler Form zur Verfügung stellen.

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